Tiền phép năm chưa nghỉ khi nghỉ việc 2026: cách tính, thuế TNCN và mức phạt mới

Nhân viên nghỉ việc còn ngày phép năm chưa sử dụng thì doanh nghiệp phải thanh toán tiền lương cho những ngày chưa nghỉ theo quy định. Bài viết hướng dẫn HR và kế toán cách xác định số ngày phép còn lại, tính tiền phép, thời hạn thanh toán, xử lý thuế TNCN và mức phạt áp dụng từ ngày 10/09/2026 theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP.

Khi nào công ty phải trả tiền phép năm chưa nghỉ

Khoản 3 Điều 113 Bộ luật Lao động 2019 quy định: người lao động do thôi việc hoặc bị mất việc làm mà chưa nghỉ hoặc chưa nghỉ hết số ngày nghỉ hằng năm thì được người sử dụng lao động thanh toán tiền lương cho những ngày chưa nghỉ.

Hai điểm HR hay nhầm:

• Về nguyên tắc, quyền được thanh toán ngày phép chưa nghỉ không phụ thuộc vào hình thức chấm dứt hợp đồng. Khoản 3 Điều 113 không quy định loại trừ trường hợp người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng hoặc bị xử lý kỷ luật sa thải. Vì vậy, khi chấm dứt quan hệ lao động, nếu người lao động còn số ngày nghỉ hằng năm chưa nghỉ theo quy định thì doanh nghiệp vẫn phải xác định và thanh toán khoản này.

• Đang làm việc thì không bắt buộc quy đổi. Bộ luật Lao động 2019 chỉ buộc trả tiền khi chấm dứt hợp đồng. Với người còn đang làm, công ty có thể cho nghỉ gộp tối đa 3 năm một lần hoặc chuyển phép sang năm sau theo thỏa thuận (khoản 4 Điều 113). Trả tiền cho phép tồn của người đang làm là chính sách riêng của từng công ty, không phải nghĩa vụ.

Bước 1: Xác định số ngày phép còn lại

Số ngày phép của một năm làm việc đủ 12 tháng là 12 ngày với điều kiện bình thường, 14 ngày với người chưa thành niên, người khuyết tật, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm, và 16 ngày với công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm (khoản 1 Điều 113). Cứ đủ 5 năm làm việc cho một công ty thì thêm 1 ngày (Điều 114).

Năm nghỉ việc hầu như không ai làm đủ 12 tháng, nên áp dụng Điều 66 Nghị định 145/2020/NĐ-CP:

Số ngày phép = (số ngày phép cả năm + ngày thâm niên) : 12 x số tháng làm việc thực tế trong năm

Kết quả được làm tròn theo khoản 1 Điều 66. Tháng làm chưa đủ vẫn tính là một tháng nếu tổng số ngày làm việc và ngày nghỉ có hưởng lương chiếm từ 50% số ngày làm việc bình thường của tháng đó (khoản 2 Điều 66). Một số khoảng thời gian dù người lao động không trực tiếp làm việc vẫn được tính là thời gian làm việc để tính phép năm theo Điều 65 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, như thời gian thử việc nếu sau đó tiếp tục làm việc; nghỉ việc riêng có hưởng lương; nghỉ không hưởng lương được doanh nghiệp đồng ý nhưng cộng dồn không quá 01 tháng/năm; nghỉ do ốm đau nhưng cộng dồn không quá 02 tháng/năm; nghỉ thai sản; thời gian ngừng việc không do lỗi của người lao động và một số trường hợp khác theo Điều 65.

Số ngày còn lại = số ngày phép được hưởng trong năm trừ số ngày đã nghỉ. Nếu doanh nghiệp cho người lao động nghỉ phép trước số ngày phép đã tích lũy (ứng phép) và khi nghỉ việc phát sinh số dư phép âm, HR cần kiểm tra thỏa thuận về ứng phép, hợp đồng lao động, quy chế nghỉ phép và quy định về khấu trừ tiền lương trước khi xử lý. Không nên mặc nhiên khấu trừ số phép âm vào lương cuối của người lao động chỉ dựa trên bảng chấm công.

Bước 2: Tính tiền lương cho mỗi ngày phép

Khoản 3 Điều 67 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định tiền lương làm căn cứ là tiền lương theo hợp đồng lao động của tháng trước liền kề tháng người lao động thôi việc hoặc bị mất việc làm.

Tiền phép chưa nghỉ = (lương theo hợp đồng tháng trước liền kề : số ngày làm việc bình thường của tháng đó) x số ngày phép chưa nghỉ

Căn cứ là tiền lương theo hợp đồng lao động của tháng trước liền kề tháng người lao động thôi việc hoặc bị mất việc làm. HR cần xác định các thành phần tiền lương theo HĐLĐ theo đúng quy định về tiền lương, thay vì lấy tổng thu nhập thực nhận trong tháng; các khoản như tiền làm thêm giờ, thưởng hoặc khoản phúc lợi không mặc nhiên trở thành căn cứ tính chỉ vì được chi trả trong tháng.

Ba lưu ý:

• Dùng lương ghi trong hợp đồng (lương và các khoản phụ cấp, bổ sung ghi trong hợp đồng), không dùng lương thực nhận có thưởng doanh số hay tăng ca.

• Số ngày làm việc bình thường là số ngày làm việc theo lịch của công ty trong tháng đó, đã trừ ngày nghỉ hằng tuần và ngày lễ. Công ty làm thứ Hai đến thứ Sáu khác công ty làm cả thứ Bảy.

• Trường hợp tháng trước liền kề là tháng người lao động không phát sinh tiền lương thực trả, chẳng hạn nghỉ thai sản hoặc nghỉ không hưởng lương toàn tháng, Điều 67 vẫn xác định căn cứ theo tiền lương theo HĐLĐ của tháng trước liền kề, chứ không quy định lấy “lương thực nhận”. Với trường hợp có thay đổi mức lương, tạm hoãn HĐLĐ hoặc tình huống đặc biệt khác, doanh nghiệp nên kiểm tra hồ sơ lao động cụ thể trước khi tính.

Ví dụ tính đủ bước

Chị Lan vào làm ngày 01/03/2024, hợp đồng ghi lương 15.000.000 đồng/tháng, công việc bình thường, công ty làm thứ Hai đến thứ Sáu. Chị nộp đơn và nghỉ việc ngày 30/09/2026. Năm 2026 chị đã nghỉ 4 ngày phép.

1. Số tháng làm việc năm 2026: từ tháng 1 đến hết tháng 9 là 9 tháng.

2. Số ngày phép được hưởng năm 2026: 12 : 12 x 9 = 9 ngày. Chị chưa đủ 5 năm nên chưa có ngày thâm niên.

3. Số ngày còn lại: 9 - 4 = 5 ngày.

4. Tháng trước liền kề: tháng 8/2026, có 21 ngày làm việc bình thường (không có ngày lễ).

5. Lương một ngày: 15.000.000 : 21 = 714.286 đồng.

6. Tiền phép chưa nghỉ: 714.286 x 5 = 3.571.430 đồng.

Khoản này cộng vào bảng lương tháng 9, trả cùng lương và các khoản khác trong 14 ngày làm việc kể từ 30/09/2026.

Trường hợp làm chưa đủ năm. Anh Minh vào làm ngày 15/04/2026, lương hợp đồng 10.000.000 đồng, nghỉ việc ngày 31/08/2026, chưa nghỉ phép ngày nào. Tháng 4 anh làm từ ngày 15 đến hết tháng, chiếm trên 50% số ngày làm việc bình thường của tháng, nên tính là một tháng. Số tháng làm việc là 5 (tháng 4 đến tháng 8). Số ngày phép: 12 : 12 x 5 = 5 ngày. Tháng trước liền kề là tháng 7/2026, có 23 ngày làm việc. Tiền phép: 10.000.000 : 23 x 5 = 2.173.913 đồng.

Hạn trả và cách hạch toán

Về thuế thu nhập cá nhân: Khoản 8 Điều 4 Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15 và khoản 2 Điều 26 Nghị định 253/2026/NĐ-CP quy định tiền lương, tiền công trả cho những ngày không nghỉ phép được miễn thuế TNCN nếu khoản chi trả phù hợp với điều kiện và mức tiền lương theo khoản 3 Điều 113 Bộ luật Lao động 2019. Trường hợp doanh nghiệp trả cao hơn mức theo quy định của pháp luật thì phần vượt mức phải tính vào thu nhập chịu thuế. Quy định liên quan đến thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú được áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2026.

Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 quy định trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng, hai bên phải thanh toán đầy đủ các khoản liên quan. Một số trường hợp đặc biệt được kéo dài nhưng không quá 30 ngày, gồm: người sử dụng lao động không phải cá nhân chấm dứt hoạt động; thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế; chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, hợp tác xã; hoặc do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa, dịch bệnh nguy hiểm.

Không trả bị phạt bao nhiêu từ 10/9/2026

Nghị định 283/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 10/9/2026. Khoản 2 Điều 23 phạt hành vi không trả hoặc trả không đủ tiền lương của những ngày nghỉ hằng năm chưa nghỉ hoặc chưa nghỉ hết khi người lao động thôi việc, bị mất việc làm. Mức phạt với tổ chức bằng hai lần mức phạt cá nhân (khoản 1 Điều 7).

Lưu ý: khung phạt được xác định theo số người lao động bị vi phạm, không phải tổng số nhân viên của doanh nghiệp.

Nghỉ phép năm có bị trừ lương, trừ chuyên cần không

Nghỉ phép năm là nghỉ hưởng nguyên lương theo Điều 113, nên không được trừ lương. Tiền chuyên cần thì luật không quy định. Đó là khoản do hai bên thỏa thuận, ghi trong hợp đồng, quy chế lương hoặc nội quy. Pháp luật lao động không quy định một chế độ “tiền chuyên cần” chung cho mọi doanh nghiệp. Việc người lao động có được hưởng khoản này khi nghỉ phép năm hay không cần căn cứ vào điều kiện hưởng đã được quy định trong HĐLĐ, thỏa ước lao động tập thể, quy chế thưởng/quy chế lương hoặc chính sách hợp pháp của doanh nghiệp. Tuy nhiên, doanh nghiệp không được vì khoản chuyên cần mà làm mất quyền nghỉ hằng năm hưởng nguyên lương theo Điều 113 Bộ luật Lao động.

Checklist cho HR khi nhân viên nghỉ việc

1. Chốt ngày làm việc cuối và đếm số tháng làm việc trong năm, kể cả tháng chưa đủ nếu đạt từ 50% ngày làm việc.

2. Tính số ngày phép được hưởng, cộng ngày thâm niên nếu đủ 5 năm, làm tròn theo Điều 66.

3. Đối chiếu số ngày đã nghỉ với bảng chấm công và đơn xin nghỉ đã duyệt. Gửi số dư cho nhân viên xác nhận.

4. Lấy lương hợp đồng tháng trước liền kề và số ngày làm việc bình thường của tháng đó.

5. Tính tiền, ghi thành dòng riêng trong bảng lương cuối và biên bản thanh lý hợp đồng.

6. Trả trong 14 ngày làm việc cùng lương và các khoản khác; giữ chứng từ chuyển khoản.

7. Kế toán kiểm tra cách xử lý thuế thu nhập cá nhân cho khoản này theo hướng dẫn mới nhất.

Phần tốn thời gian nhất là bước 3: gom đơn nghỉ trên Zalo, bảng chấm công Excel và sổ tay HR rồi mới ra được số dư phép. Nếu đơn nghỉ được duyệt và trừ phép ngay tại một chỗ, số dư luôn có sẵn. Office Bubble làm đúng việc đó: nhân viên xin nghỉ trong chat, quản lý duyệt, phép còn lại tự cập nhật, đến lúc nghỉ việc HR chỉ cần nhân với lương ngày.

Nguồn tham khảo

• Dân trí, 20/9/2026: Doanh nghiệp bị phạt đến 100 triệu nếu không trả tiền phép năm chưa nghỉ

• LuatVietnam: Doanh nghiệp không trả tiền phép năm, có đúng bị phạt đến 100 triệu đồng?

• Nghị định 283/2026/NĐ-CP (Cổng thông tin điện tử Chính phủ)

• LuatVietnam: Người lao động được thanh toán phép còn thừa khi nghỉ việc như thế nào?

• Điều 66 Nghị định 145/2020/NĐ-CP

• Điều 48 Bộ luật Lao động 2019

• Báo Chính phủ: Cách tính số ngày nghỉ hằng năm của người lao động

• Bộ Tài chính trả lời về miễn thuế TNCN tiền lương ngày không nghỉ phép (28/01/2026)

• Luật Dương Gia: Nghỉ ốm, nghỉ phép năm có bị trừ tiền chuyên cần không?

Ảnh: Aaron Lefler trên Unsplash