Phiếu đề xuất mua hàng: hạn mức phê duyệt 2026

Mẫu phiếu đề xuất mua hàng thì ở đâu cũng tải được, Word có, Excel có. Nhưng phiếu không phải là thứ làm công ty hết lộn xộn. Thứ quyết định là ai được duyệt ở mức tiền nào và khoản chi đó có được tính là chi phí hợp lệ hay không. Bài này đi thẳng vào hai phần đó, kèm bảng hạn mức và một ví dụ có số cụ thể, dành cho công ty khoảng 10 đến 200 người.

Phiếu đề xuất mua hàng dùng để làm gì

Phiếu đề xuất mua hàng là giấy tờ nội bộ ghi lại một nhu cầu mua sắm trước khi tiền ra khỏi công ty. Nó đứng trước đơn đặt hàng gửi nhà cung cấp và trước hóa đơn. Không có văn bản pháp luật nào bắt buộc mẫu phiếu này, nên doanh nghiệp tự thiết kế.

Nhưng nếu bỏ nó đi thì cuối tháng kế toán sẽ gặp đúng ba tình huống quen thuộc. Một hóa đơn về mà không ai nhớ ai duyệt. Một khoản chi không biết hạch toán vào phòng nào. Và một nhân viên đã ứng tiền túi mua hàng rồi mới báo, giờ sếp không duyệt.

Các trường bắt buộc trên phiếu

Phiếu càng ngắn càng dễ được dùng. Nhưng có những trường bỏ đi là hỏng:

Người đề xuất và bộ phận. Để biết chi phí thuộc phòng nào.
Ngày đề xuất và ngày cần có hàng. Hai ngày này quyết định phiếu có gấp hay không.
Tên hàng, quy cách, số lượng, đơn giá dự kiến, thành tiền. Đơn giá dự kiến quan trọng vì hạn mức duyệt tính trên số này.
Lý do mua. Một dòng thôi, nhưng đây là thứ người duyệt đọc đầu tiên.
Nhà cung cấp dự kiến. Nếu trên hạn mức cao thì ghi kèm số báo giá.
Mã ngân sách hoặc khoản mục chi phí. Đây là trường hay bị bỏ quên nhất và cũng là trường làm khổ kế toán nhất.
Ô duyệt theo từng cấp, có ngày duyệt.

Bảng hạn mức phê duyệt gợi ý

Đây là phần mà hầu hết các mẫu tải về không có. Pháp luật không quy định hạn mức, doanh nghiệp tự đặt trong quy chế chi tiêu nội bộ. Dưới đây là cách chia thực tế hay dùng ở công ty 10 đến 200 người:

Giá trị đề xuất	Ai duyệt	Yêu cầu kèm theo
Dưới 5 triệu đồng	Trưởng bộ phận	Không cần báo giá
5 đến 20 triệu đồng	Trưởng bộ phận và kế toán trưởng	1 báo giá, bắt buộc chuyển khoản
20 đến 100 triệu đồng	Thêm giám đốc	2 báo giá, có hợp đồng hoặc đơn đặt hàng
Trên 100 triệu đồng	Giám đốc, có thể cần hội đồng	3 báo giá, hợp đồng, điều khoản bảo hành

Hai nguyên tắc đi kèm bảng này. Thứ nhất, mức 5 triệu không phải con số tùy ý, nó khớp với ngưỡng thuế nói ở phần dưới, nên đặt đúng ở đó sẽ tiết kiệm rất nhiều rắc rối. Thứ hai, người đề xuất không bao giờ là người duyệt cuối, kể cả khi đó là trưởng phòng tự mua đồ cho phòng mình.

Ràng buộc thuế mà nhiều công ty chưa cập nhật

Từ ngày 01/7/2025, hàng hóa dịch vụ mua vào có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, đã bao gồm thuế GTGT, phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Căn cứ là khoản 2 Điều 14 Luật Thuế GTGT 2024 và Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP.

Đây là thay đổi lớn. Mức cũ quen thuộc là 20 triệu đồng, nay xuống còn 5 triệu. Rất nhiều quy chế chi tiêu nội bộ viết từ trước vẫn đang để ngưỡng 20 triệu và nhân viên vẫn được trả tiền mặt cho những khoản 8 hay 10 triệu. Số thuế đó sẽ bị loại khi quyết toán.

Cũng đừng tách một đơn hàng lớn thành nhiều hóa đơn dưới 5 triệu để trả tiền mặt. Điều kiện khấu trừ xét theo bản chất của lần mua, không theo số tờ hóa đơn. Một lần mua, một lần giao hàng thì vẫn là một giao dịch.

Ví dụ có số cụ thể

Phòng marketing của một công ty 60 người đề xuất mua 4 màn hình cho nhóm thiết kế.

Đơn giá dự kiến: 5.800.000 đồng một chiếc, đã gồm thuế GTGT 10%.
Số lượng: 4 chiếc.
Thành tiền: 4 x 5.800.000 = 23.200.000 đồng.
Giá chưa thuế: 23.200.000 / 1,1 = 21.090.909 đồng. Thuế GTGT đầu vào: 2.109.091 đồng.

Chiếu vào bảng hạn mức, 23,2 triệu rơi vào nhóm 20 đến 100 triệu. Vậy phiếu cần trưởng phòng marketing, kế toán trưởng và giám đốc duyệt, kèm 2 báo giá và một đơn đặt hàng.

Nếu công ty trả tiền mặt vì thấy mỗi chiếc màn hình chỉ 5,8 triệu, thì giá trị lần mua vẫn là 23,2 triệu, vượt xa ngưỡng 5 triệu. Hệ quả: mất 2.109.091 đồng thuế GTGT được khấu trừ, chưa kể rủi ro khoản chi bị loại khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Chỉ cần chuyển khoản là giữ được toàn bộ số đó.

Một chi tiết nhỏ hay bị bỏ qua: ngày duyệt

Chữ ký duyệt phải có ngày, và ngày đó phải trước ngày trên hóa đơn. Rất nhiều công ty ký duyệt sau khi hàng đã về, coi như hợp thức hóa. Khi đó phiếu đề xuất mất hết giá trị kiểm soát, nó chỉ còn là tờ giấy kẹp vào chứng từ. Nếu tình trạng này lặp lại thì vấn đề không nằm ở nhân viên mà ở quy trình duyệt quá chậm, và cái cần sửa là thời gian duyệt chứ không phải cái phiếu.

Danh sách kiểm tra trước khi ban hành quy trình

Quy chế chi tiêu nội bộ đã cập nhật ngưỡng chuyển khoản 5 triệu đồng chưa, hay vẫn còn ghi 20 triệu.
Bảng hạn mức phê duyệt đã viết thành văn bản và gửi cho toàn bộ trưởng bộ phận chưa.
Phiếu đã có trường mã ngân sách hoặc khoản mục chi phí chưa.
Có quy định người đề xuất không được là người duyệt cuối chưa.
Có mốc thời gian duyệt tối đa chưa, ví dụ 24 giờ làm việc cho khoản dưới 20 triệu.
Phiếu đã duyệt có được lưu ở nơi kế toán truy cập được không, hay nằm trong hộp thư cá nhân của sếp.
Có ai đối chiếu phiếu đề xuất với hóa đơn nhận về hàng tháng không.

Điểm số 6 và số 7 là chỗ quy trình giấy hay đứt. Phiếu ký xong nằm trong ngăn kéo, hóa đơn về theo đường khác, và không ai ghép hai thứ lại cho tới lúc quyết toán.

Đây cũng là lúc nên chuyển việc này ra khỏi giấy và Excel. Với Office Bubble, nhân viên gõ đề xuất ngay trong khung chat, hệ thống tự định tuyến đúng cấp duyệt theo hạn mức đã cài, và phiếu đã duyệt nằm sẵn cạnh khoản chi để kế toán đối chiếu. Không còn ai phải đi hỏi phiếu này ai ký.

Nguồn tham khảo

Ảnh: Markus Spiske trên Unsplash

Câu hỏi thường gặp

Hạn mức phê duyệt mua hàng nên chia như thế nào?

Pháp luật không quy định hạn mức, doanh nghiệp tự đặt trong quy chế chi tiêu nội bộ. Cách chia thực tế ở công ty 10–200 người: dưới 5 triệu do trưởng bộ phận duyệt, không cần báo giá; 5–20 triệu thêm kế toán trưởng và 1 báo giá, bắt buộc chuyển khoản; 20–100 triệu thêm giám đốc, 2 báo giá kèm hợp đồng hoặc đơn đặt hàng; trên 100 triệu do giám đốc, có thể cần hội đồng, 3 báo giá, hợp đồng và điều khoản bảo hành. Nguyên tắc đi kèm: người đề xuất không bao giờ là người duyệt cuối.

Mua hàng từ bao nhiêu tiền thì phải chuyển khoản mới được khấu trừ thuế GTGT?

Từ ngày 01/7/2025, hàng hóa dịch vụ mua vào có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, đã bao gồm thuế GTGT, phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Căn cứ là khoản 2 Điều 14 Luật Thuế GTGT 2024 và Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP. Mức cũ là 20 triệu, nay đã xuống còn 5 triệu, nên nhiều quy chế chi tiêu nội bộ viết từ trước đang để sai ngưỡng.

Chia nhỏ hóa đơn dưới 5 triệu để trả tiền mặt có được khấu trừ thuế không?

Không. Điều kiện khấu trừ xét theo bản chất của lần mua, không theo số tờ hóa đơn. Một lần mua, một lần giao hàng thì vẫn là một giao dịch, nên tách thành nhiều hóa đơn dưới 5 triệu để trả tiền mặt vẫn bị loại thuế.

Phiếu đề xuất mua hàng cần có những nội dung gì?

Những trường bỏ đi là hỏng: người đề xuất và bộ phận; ngày đề xuất và ngày cần có hàng; tên hàng, quy cách, số lượng, đơn giá dự kiến, thành tiền; lý do mua; nhà cung cấp dự kiến; mã ngân sách hoặc khoản mục chi phí; và ô duyệt theo từng cấp có ghi ngày duyệt. Đơn giá dự kiến quan trọng vì hạn mức duyệt tính trên số này. Mã ngân sách là trường hay bị bỏ quên nhất và cũng làm khổ kế toán nhất.

Có mẫu phiếu đề xuất mua hàng bắt buộc theo quy định không?

Không có văn bản pháp luật nào bắt buộc mẫu phiếu đề xuất mua hàng, nên doanh nghiệp tự thiết kế. Phiếu là giấy tờ nội bộ ghi lại nhu cầu mua sắm trước khi tiền ra khỏi công ty, đứng trước đơn đặt hàng và trước hóa đơn. Bỏ nó đi thì cuối tháng kế toán gặp đúng ba tình huống: hóa đơn về mà không ai nhớ ai duyệt, khoản chi không biết hạch toán vào phòng nào, và nhân viên ứng tiền túi mua rồi mới báo.

Ký duyệt phiếu đề xuất sau khi hàng đã về có được không?

Không nên. Chữ ký duyệt phải có ngày và ngày đó phải trước ngày trên hóa đơn; ký sau khi hàng đã về chỉ là hợp thức hóa, phiếu mất hết giá trị kiểm soát và chỉ còn là tờ giấy kẹp vào chứng từ. Nếu tình trạng này lặp lại thì vấn đề nằm ở quy trình duyệt quá chậm, cần sửa thời gian duyệt chứ không phải cái phiếu.

Phiếu đề xuất mua hàng: mẫu chuẩn và hạn mức phê duyệt 2026