Chi trên 5 triệu: nhân viên mua hộ có tính chi phí?

Được, nhưng phải đủ hai bước và cả hai bước đều không được dùng tiền mặt: nhân viên chuyển khoản trả cho người bán từ tài khoản cá nhân của mình, sau đó công ty chuyển khoản hoàn lại cho nhân viên. Việc ủy quyền đó phải được ghi trong quy chế tài chính, quy chế nội bộ của công ty, hoặc có một quyết định ủy quyền riêng. Làm đủ hai bước thì khoản mua từ 5 triệu đồng trở lên vẫn được khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo điểm i khoản 2 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, và vẫn được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp theo điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP. Ngược lại, nếu nhân viên đưa tiền mặt cho người bán thì khoản chi đó bị loại, dù sau đó công ty hoàn ứng bằng chuyển khoản.

Ngưỡng 5 triệu đồng, không còn 20 triệu nữa

Điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định khoản chi được trừ phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên. Nghị định có hiệu lực từ ngày 15/12/2025.

Đây là thay đổi mà nhiều công ty nhỏ vẫn làm theo quán tính cũ. Hướng dẫn trước đây tại Thông tư 96/2015/TT-BTC để ngưỡng 20 triệu đồng, nên một hóa đơn 8 triệu trả tiền mặt vẫn yên. Nay thì không.

Hai điểm dễ bỏ sót:

Cộng dồn trong ngày. Mua nhiều lần trong cùng một ngày của cùng một người bán, mỗi lần dưới 5 triệu nhưng tổng từ 5 triệu đồng trở lên, thì cũng phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Không chỉ là mua hàng. Câu chữ của nghị định là "và các khoản thanh toán khác". Tiền lương, tiền thuê, tiền dịch vụ cũng nằm trong phạm vi này.

Chứng từ không dùng tiền mặt là những gì

Nghị định 320/2025/NĐ-CP dẫn chiếu sang pháp luật về thuế giá trị gia tăng. Trên thực tế bộ phận kế toán cần một trong các thứ sau, gắn được với đúng hóa đơn:

Ủy nhiệm chi hoặc giấy báo nợ của ngân hàng
Sao kê tài khoản thể hiện giao dịch
Biên lai, màn hình xác nhận chuyển tiền qua ứng dụng ngân hàng
Thanh toán qua thẻ, ví điện tử theo quy định

Phiếu chi tiền mặt kèm hóa đơn đỏ thì không phải chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Đây là chỗ hay tranh luận nội bộ nhất: có hóa đơn hợp pháp vẫn chưa đủ.

Hai bước chuyển khoản, thiếu một bước là mất chi phí

Điểm i khoản 2 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/7/2025) cho phép trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào phục vụ sản xuất kinh doanh được ủy quyền cho cá nhân là người lao động thanh toán không dùng tiền mặt theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của cơ sở kinh doanh, sau đó cơ sở kinh doanh thanh toán lại cho người lao động bằng hình thức không dùng tiền mặt, thì được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Tháng 2/2026, Bộ Tài chính trả lời một câu hỏi rất giống tình huống thường gặp: công ty ủy quyền cho nhân viên trả hộ tiền thuê xe hơn 5 triệu đồng, nhưng tiền lại chuyển vào tài khoản cá nhân của tài xế. Câu trả lời là chỉ được khấu trừ khi đủ cả hai điều kiện: nhân viên thanh toán không dùng tiền mặt theo quy chế nội bộ, và công ty hoàn lại cho nhân viên bằng hình thức không dùng tiền mặt.

Nói cách khác, chuỗi tiền phải liền mạch và nhìn thấy được trên sao kê: công ty → nhân viên → người bán, không có đoạn nào là tiền mặt.

Ví dụ bằng số

Công ty 40 người. Ngày 06/10/2026, bạn Hùng ở phòng hành chính được giao mua 2 máy in cho phòng kế toán, tổng hóa đơn 7.480.000 đồng.

Cách làm	Kết quả
Hùng rút tiền mặt trả cửa hàng, mang hóa đơn về, công ty chuyển khoản hoàn 7.480.000 đồng	Bị loại. Không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, 7.480.000 đồng không vào chi phí được trừ
Hùng chuyển khoản 7.480.000 đồng từ tài khoản cá nhân vào tài khoản cửa hàng ghi trên hóa đơn, công ty chuyển khoản hoàn lại cho Hùng	Được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, được tính vào chi phí được trừ
Công ty chuyển khoản trực tiếp cho cửa hàng, Hùng chỉ đi nhận hàng	Được, và đơn giản nhất. Không cần đến cơ chế ủy quyền

Phần thiệt khi làm sai không chỉ là 7.480.000 đồng. Với thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp 20%, khoản chi bị loại làm tăng thuế phải nộp khoảng 1.496.000 đồng, cộng thêm phần thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ trên hóa đơn đó.

Tình huống cộng dồn cũng vậy. Cùng ngày 06/10, phòng hành chính mua ba lần ở cùng một nhà sách: 1.900.000, 1.700.000 và 1.600.000 đồng. Từng lần đều dưới 5 triệu, nhưng tổng là 5.200.000 đồng của cùng một người bán trong một ngày, nên vẫn phải chuyển khoản.

Hồ sơ cho một lần nhân viên mua hộ

Theo các phân tích về Thông tư 20/2026/TT-BTC (ban hành ngày 12/3/2026, hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 và Nghị định 320/2025/NĐ-CP), bộ hồ sơ cho trường hợp ủy quyền người lao động thanh toán gồm:

Hóa đơn, chứng từ hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ, xuất cho tên và mã số thuế của công ty
Quy chế nội bộ hoặc quyết định ủy quyền của công ty cho người lao động thanh toán
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của người lao động khi trả cho người bán
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của công ty khi hoàn trả cho người lao động

Về hạch toán, cách gọn nhất là đi qua tài khoản tạm ứng: ghi nhận khoản phải trả người lao động khi nhận hồ sơ hoàn ứng, rồi tất toán bằng lệnh chuyển khoản hoàn lại. Tránh cách làm tiện tay là chi tiền mặt từ quỹ cho nhân viên rồi coi như xong.

Đoạn quy chế ủy quyền cần có

Phần lớn công ty 10 đến 200 người không có câu nào về việc này trong quy chế. Thiếu nó thì cơ chế ủy quyền không đứng được. Một đoạn ngắn là đủ, miễn là trả lời bốn câu:

Ai được mua hộ. Theo chức danh, ví dụ nhân viên hành chính, trưởng phòng, hoặc người được giao theo từng lần
Đến hạn mức nào. Ví dụ mỗi lần không quá 10 triệu đồng, trên mức đó phải để công ty chuyển khoản trực tiếp
Trả bằng cách nào. Ghi rõ người được ủy quyền phải thanh toán không dùng tiền mặt vào tài khoản của người bán ghi trên hóa đơn, không trả tiền mặt, không chuyển vào tài khoản cá nhân của người khác
Hoàn ứng ra sao. Công ty hoàn lại bằng chuyển khoản vào tài khoản của người lao động, trong thời hạn bao nhiêu ngày sau khi nộp đủ hồ sơ

Nên ban hành kèm một quyết định ủy quyền có ngày, có người ký, lưu cùng hồ sơ kế toán. Khi thanh tra hỏi "ai cho phép nhân viên này trả hộ", đó là tờ giấy trả lời.

Ba chỗ hay sai

Chuyển vào tài khoản cá nhân của người bán hộ. Thuê xe, thuê thiết bị, mua qua người trung gian rồi chuyển tiền vào tài khoản cá nhân không phải chủ thể trên hóa đơn. Đây đúng là tình huống Bộ Tài chính đã trả lời là không được khấu trừ.
Tách hóa đơn cho dưới 5 triệu. Chia một lần mua thành ba hóa đơn nhỏ cùng ngày cùng nhà cung cấp không giải quyết được gì, vì quy định đã tính cộng dồn trong ngày.
Có hóa đơn là yên tâm. Hóa đơn hợp pháp chứng minh nghiệp vụ, chứng từ chuyển khoản chứng minh việc thanh toán. Thiếu cái thứ hai thì khoản chi vẫn bị loại.

Việc cần làm trong tháng này

Rà soát sổ quỹ tiền mặt từ đầu năm, lọc các lần chi từ 5 triệu đồng trở lên và các cụm chi cùng ngày cùng nhà cung cấp cộng lại từ 5 triệu đồng
Với những khoản còn kịp xử lý, hoàn tất lại đúng đường chuyển khoản trước khi chốt sổ
Bổ sung đoạn ủy quyền thanh toán vào quy chế tài chính, hoặc ban hành một quyết định ủy quyền riêng
Thông báo hạn mức cho các phòng: trên mức nào thì phải để công ty chuyển khoản trực tiếp, không mua hộ
Sửa biểu mẫu đề xuất mua hàng và biểu mẫu hoàn ứng: thêm ô bắt buộc là số tài khoản người bán và chứng từ chuyển khoản
Mỗi tháng đối chiếu một lần: mọi hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên đều có chứng từ chuyển khoản gắn kèm

Phần khó nhất của việc này không phải là hiểu quy định, mà là giữ cho đủ bốn giấy tờ nằm cùng một chỗ cho từng lần mua, suốt cả năm, khi đề xuất đi qua tin nhắn và hóa đơn nằm trong ảnh chụp điện thoại. Office Bubble giữ một lần mua hàng thành một hồ sơ: đề xuất, người duyệt, hóa đơn, chứng từ chuyển khoản và lệnh hoàn ứng, nên đến kỳ quyết toán kế toán tra được ngay thay vì đi hỏi lại từng người. Đó là cách để quy chế ủy quyền vừa viết ra không nằm im trong thư mục.

Nguồn tham khảo

Câu hỏi thường gặp

Chi trên 5 triệu nhân viên mua hộ có được tính chi phí không?

Được, nhưng phải đủ hai bước và cả hai đều không dùng tiền mặt: nhân viên chuyển khoản trả cho người bán từ tài khoản cá nhân, rồi công ty chuyển khoản hoàn lại cho nhân viên. Việc ủy quyền phải được ghi trong quy chế tài chính, quy chế nội bộ hoặc có quyết định ủy quyền riêng. Nếu nhân viên đưa tiền mặt cho người bán thì khoản chi bị loại, dù sau đó công ty hoàn ứng bằng chuyển khoản.

Mức bao nhiêu thì bắt buộc chuyển khoản mới được tính chi phí?

Từ 5 triệu đồng trở lên mỗi lần, không còn 20 triệu như trước. Điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định khoản chi từng lần từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, hiệu lực từ 15/12/2025. Hướng dẫn cũ tại Thông tư 96/2015/TT-BTC để ngưỡng 20 triệu đồng.

Mua nhiều lần trong ngày dưới 5 triệu có phải chuyển khoản không?

Có, nếu cùng một người bán trong cùng một ngày và tổng từ 5 triệu đồng trở lên. Ví dụ mua ba lần ở cùng nhà sách 1.900.000, 1.700.000 và 1.600.000 đồng, tổng 5.200.000 đồng thì vẫn phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Tách hóa đơn cho nhỏ hơn 5 triệu không giải quyết được gì vì quy định đã tính cộng dồn trong ngày.

Phiếu chi tiền mặt kèm hóa đơn đỏ có được coi là chứng từ thanh toán không?

Không. Phiếu chi tiền mặt kèm hóa đơn đỏ không phải chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Kế toán cần một trong các thứ sau, gắn được với đúng hóa đơn: ủy nhiệm chi hoặc giấy báo nợ ngân hàng, sao kê tài khoản, biên lai hoặc màn hình xác nhận chuyển tiền qua ứng dụng ngân hàng, thanh toán qua thẻ hoặc ví điện tử theo quy định. Có hóa đơn hợp pháp vẫn chưa đủ.

Hồ sơ cần những giấy tờ gì khi nhân viên thanh toán hộ công ty?

Bốn thứ cho mỗi lần mua: hóa đơn, chứng từ hợp pháp xuất cho tên và mã số thuế của công ty; quy chế nội bộ hoặc quyết định ủy quyền cho người lao động thanh toán; chứng từ chuyển khoản của người lao động trả cho người bán; chứng từ chuyển khoản của công ty hoàn lại cho người lao động. Về hạch toán, cách gọn nhất là đi qua tài khoản tạm ứng rồi tất toán bằng lệnh chuyển khoản hoàn lại.

Chuyển tiền vào tài khoản cá nhân của người bán có được khấu trừ thuế GTGT không?

Không, nếu tài khoản đó không phải chủ thể ghi trên hóa đơn. Tháng 2/2026 Bộ Tài chính trả lời một trường hợp công ty ủy quyền nhân viên trả hộ tiền thuê xe hơn 5 triệu đồng nhưng chuyển vào tài khoản cá nhân của tài xế, và chỉ được khấu trừ khi nhân viên thanh toán không dùng tiền mặt theo quy chế nội bộ và công ty hoàn lại cũng không dùng tiền mặt. Chuỗi tiền phải liền mạch trên sao kê: công ty → nhân viên → người bán.

Chi trên 5 triệu: nhân viên mua hộ có được tính chi phí?